At være lokalforening
QUICK MENU:
BUO er en landsdækkende organisation, der har sit udspring i DanskOase, som er en karismatisk fornyelsesbevægelse inden for den evangelisk lutherske kirke i Danmark. BUO arbejder for at styrke og inspirere kristent børne- og ungdomsarbejde i lokalforeninger og menigheder gennem inspiration, ressourcer og netværk.
Som lokalforening i BUO bærer I med på BUO’s vision om, at børn og unge må få et personligt møde med Jesus, og at de må blive udrustet til og sendt i mission. Alle lokalforeninger i BUO udgør et stort netværk, hvor vi alle brænder for det lokale kirkelige børne- og ungdomsarbejde. At være lokalforening i BUO er en opgave og et ansvar, vi i BUO ønsker at hjælpe jer med. Vi håber, at denne manual bliver til hjælp og vejledning for jer.
Tusind tak for det arbejde I gør lokalt!
Uden jer var BUO ingenting.
Hvad kan I bruge BUO til?
Som lokalforening i BUO bærer I med på BUO’s vision om, at børn og unge må møde Gud og andre kristne i deres lokalmiljø. Denne opgave og tjeneste ønsker vi at hjælpe jer med gennem forskellige tilbud og ressourcer.
Netværk
Som lokalforening i BUO indgår I i et større netværk, der alle arbejder for, at børn og unge må møde Gud. Gennem BUO’s netværk kan vi vidensdele, inspirere og hjælpe hinanden til at styrke og udvikle det lokale kristne børne- og ungdomsarbejde. Dette gør vi bl.a. på netværkssamlinger, på SommerOase og LederOase samt ved deltagelse på konferencer om børne- og ungdomsarbejdet.
Ressourcer
BUO arbejder løbende på at lave vejledninger, redskaber, artikler, videoer og musik. Disse ressourcer har til formål at inspirere det lokale børne- og ungdomsarbejde og bidrage til udrustningen af lokale ledere og frivillige.
Administration
BUO tilbyder hjælp til administrationen af jeres lokalforening. Dette indebærer f.eks. registrering af nye medlemmer, udarbejdelse af medlemslister, opkrævning af lokalforeningskontingent og indhentning af børneattester.
BUOs medarbejdere
Lokalforeninger i BUO får gratis hjælp og sparring af BUO’s konsulenter, som kan hjælpe med bl.a. udvikling af jeres børne- og ungdomsarbejde, ledelsessparring, foredrag, frivilligledelse, programidéer og foreningsadministration. BUO’s konsulenter står til rådighed for at komme på besøg i den enkelte lokalforening og tilbyder hjælp, sparring, forkyndelse og undervisning lokalt.
Krav til lokalforeninger
Alle lokalforeninger i BUO med mindst 10 medlemmer er med i BUO’s ansøgning til DUF og skal derfor leve op til nogle særlige krav ift. medlemmer, aktiviteter, regnskab og demokratisk opbyggelse. En gang årligt skal alle DUF-registrerede lokalforeninger i BUO indsende tre forskellige dokumenter til BUO’s landskontor: aktivitetsrapport, årsregnskab og referat fra generalforsamlingen. Print tjeklisten her.
Disse dokumenter sender BUO videre til DUF for at ansøge om, at BUO fortsat kan modtage økonomisk tilskud fra DUF.
Vi samarbejder med DUF om at ændre verden til det bedre
Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF) er en interesseorganisation med det formål at fremme børn og unges deltagelse i det lokale foreningsliv og demokratiet. DUF hjælper og støtter derfor organisationer og foreninger, der arbejder med børn og unge i Danmark.
DUF blev stiftet i 1940 for at oplyse og oplære unge i demokrati som et værn mod nazismen. DUF har lige siden videreført arbejdet. Nu støtter DUF samfundsengagerede børne- og ungdomsorganisationer (deriblandt BUO), som har et ønske om at påvirke og ændre verden til det bedre.
De penge BUO får fra DUF er med til at sikre, at BUO bl.a. kan udvikle materialer og ressourcer til det lokale børne- og ungdomsarbejde, give konsulentstøtte til jeres lokalforening, lave børne- og ungespor på SommerOase samt afholde PåskeOase og KonfiOase. Ved at være en lokalforening i BUO sikrer I, at BUO rent økonomisk fortsat kan føre vores vision ud i livet om, at børn og unge må møde Gud samt blive udrustet til og sendt i mission.
Børneattester
Alle, der arbejder enten professionelt eller frivilligt med børn under 15, skal have indhentet børneattest.
Etiske retningslinjer
Som lokalforening, der arbejder med børn og unge, har I et ansvar for at have et sæt etiske retningslinjer for at undgå seksuelle, fysiske eller åndelige overgreb eller krænkelser på de børn og unge, der deltager i jeres aktiviteter. I BUO har vi det ståsted, at vi ønsker at påvirke med respekt, hvilket indebærer at være tydelige voksne, som leder og forkynder med respekt for det enkelte barn, så det vokser og trives med eller uden en tro på Gud.
BUO har udarbejdet en guide for etiske retningslinjer i arbejdet med børn og unge. Denne guide er I velkomne til at bruge i jeres lokalforening. Vi anbefaler, at alle nye frivillige får præsenteret jeres etiske retningslinjer for at hjælpe og beskytte barnet og den frivillige.
BUO har også sammen med andre kirkelige foreninger udarbejdet en plakat og pixibog om det gode samvær i det kirkelige børne- og ungdomsarbejde. Materialet hedder ”Vi har det godt sammen”. Plakaten tydeliggør for børnene og de frivillige de retningslinjer, som følges i jeres lokalforening. Pixibogen er skrevet, så den kan læses sammen med børnene i børnekirken, juniorkirken eller klubben.
Kontakt BUOs forenings- og netværkskonsulent for at få en plakat eller pixibøger.
Aktiviteter i lokalforeningen
En lokalforening i BUO skal have jævnlige selvstændige aktiviteter for lokalforeningens medlemmer.
Aktiviteterne skal være relevante i forhold til lokalforeningens formål. Dette kan være legestue, børne- eller juniorkirke, klubber eller ungdomsklub, fællesgudstjenester, klynge for de 23-30-årige osv. Lokalforeningens aktiviteter skal være jævnt fordelt ud over året.
Lokalforeningens aktiviteter skal være alderssvarende for foreningens medlemmer. Det vil sige, at aktiviteterne i lokalforeningen skal være for, af eller med alle medlemmernes alderstrin. Klynger kan godt tælle med som en aktivitet. Derfor kan I, hvis I har en særlig klynge for de unge, skrive klyngen på aktivitetsrapporten.
Hvis I har brug for hjælp til at udfylde aktivitetsrapporten eller er i tvivl om, hvilke aktiviteter der skal skrives i aktivitetsrapporten, kan I kontakte BUO’s netværks- og foreningskonsulent for råd og vejledning.
Aktivitetsrapport
Hver lokalforening i BUO skal dokumentere deres aktiviteter. Dette gøres ved at udfylde en årlig aktivitetsrapport, som BUO udsender en skabelon til i begyndelsen af hvert år.
Fra DUF’s side er der visse krav til denne aktivitetsrapport for, at den er gyldig i ansøgningen. Hvis I modtager tilskud fra kommunen, skal I være opmærksom på, at der kan være yderligere krav til lokalforeningens aktiviteter. Gem gerne brochurer og programmer samt opdatér jeres hjemmeside om faste aktiviteter som dokumentation på, at I har afholdt diverse aktiviteter.
- Formkrav: Årstal for aktivitetsrapporten, navn på formand eller leder samt kontaktoplysninger
- 8-10 aktiviteter for børn og unge fordelt ud over året – mindst én aktivitet i hvert kvartal
- Aktiviteterne kan være ugentlige eller månedlige som f.eks. legestue, børne- eller juniorkirke, klubber, fællesgudstjenester, klynge for de 23-30-årige osv. Derudover kan aktiviteterne også være enkeltstående som f.eks. ferieaktiviteter, lejre, fastelavnsevent osv.
- Aldersgruppen (og ikke klassetrin) for aktiviteten skal fremgå
- Aktiviteter for, af eller med alle medlemmernes aldersgrupper
- Bestyrelsesmøder og generalforsamling skal fremgå af aktivitetsrapporten. Lokalforeningens bestyrelse skal afholde mindst to bestyrelsesmøder årligt eller det antal, der fremgår af vedtægterne. Et planlægningsmøde med lederne i børne- og ungearbejdet, hvor bestyrelsen også er tilstede, kan godt tælle for et bestyrelsesmøde.
- Aktivitetsrapporten skal være underskrevet og dateret af formanden eller lederen
Økonomi
Det er ikke et krav fra DUF, at en lokalforening skal have selvstændig bankkonto, men det kan være et krav, hvis I søger andre puljer som fx lokalforeningspuljen og kommunal støtte. Læs mere om det i afsnittet om tilskudsmuligheder.
Hvis I har brug for hjælp til at håndtere lokalforeningens økonomi, oprette en NemKonto eller udarbejde et årsregnskab, så kontakt gerne BUO’s netværks- og foreningskonsulent for råd og vejledning.
Årsregnskab
Årsregnskabet er et dokument, der giver overblik over indtægter og udgifter samt resultat for det sidste regnskabsår. Hver lokalforening i BUO skal dokumentere deres økonomiske aktivitet via et årsregnskab, som skal godkendes ud fra lokalforeningens vedtægter. Dvs. at hvis vedtægterne siger, at regnskabet godkendes af bestyrelsen, skal bestyrelsen godkende årsregnskabet. Hvis vedtægterne siger, at regnskabet skal godkendes på generalforsamlingen, skal det godkendes der. Godkendelse af årsregnskabet skal kunne dokumenteres via enten bestyrelses- eller generalforsamlingsreferat. Årsregnskabet fremlægges på den årlige generalforsamling for lokalforeningens medlemmer. Inden generalforsamlingen skal revisoren revidere og godkende årsregnskabet. Revisoren må gerne være en fra jeres kirke eller bagland, men må ikke sidde i bestyrelsen.
BUO udsender i begyndelsen af hvert år en skabelon, som kan bruges til udfyldelse af årsregnskabet. Fra DUF’s side er der visse krav til dette årsregnskab for, at det er gyldigt i ansøgningen. Hvis I modtager tilskud fra kommunen, skal I være opmærksom på, at der kan være yderligere krav til lokalforeningens årsregnskab.
- Tydeligt anført lokalforeningsnavn samt årstal for årsregnskab
- Selvstændig økonomi med eget regnskab
- Selvstændig bankkonto (Hvis I vil søge om støtte fra kommunen eller DUF)
- Oversigt over indtægter: kontingenter, deltagerbetalinger til aktiviteter, tilskud fra kommunen eller kirken osv.
- Oversigt over udgifter: aktiviteter, administration, husleje osv.
- Resultat: Ved at trække udgifterne fra indtægterne, finder I årets resultat
- Balance: Balancen viser foreningens aktiver og passiver og indikerer dermed, om regnskabet stemmer. Aktiver består af indestående på bankkonti, kassebeholdning, tilgodehavender og ejendele. Passiver består af gæld, forudbetalte indtægter samt egenkapital
- Egenkapital: Man regner lokalforeningens egenkapital ud ved at trække det, foreningen skylder fra værdien af det, foreningen ejer og har til gode (lokalforeningens aktiver)
- Underskrevet af revisor og bestyrelsen
- Regnskabet skal være godkendt. Dette dokumenteres i generalforsamlingsreferatet. F.eks. i referat fra 2019 fremgår det, at 2018’s regnskab blev godkendt af generalforsamlingen eller var godkendt på forhånd af bestyrelsen alt efter, hvad lokalforeningens vedtægter siger.
Demokratisk opbygning
Det er bestyrelsens opgave at lede foreningen, og de har ansvar for foreningens aktiviteter, økonomi og administration. Lokalforeningens bestyrelse er medlemmernes repræsentanter, der strategisk sikrer at udvikle og styrke det lokale børne- og ungdomsarbejde. Lokalforeningens bestyrelse består af det antal medlemmer, vedtægterne siger. Valgbarhed til bestyrelsen skal følge jeres vedtægter. Vi anbefaler dog, at bestyrelsesmedlemmer i lokalforeningen enten er medlem af foreningen eller har et barn, der er medlem (forældrerepræsentant).
Efter hver generalforsamling konstituerer bestyrelsen sig og fordeler opgaver imellem sig så som formand og kasserer. Hvert år skal der holdes mindst to bestyrelsesmøder, med mindre andet står i vedtægterne. Inden hvert bestyrelsesmøde udsendes dagsorden til bestyrelsens medlemmer. Til hvert bestyrelsesmøde skal der tages referat. Et lederplanlægningsmøde, hvor bestyrelsen også er tilstede, kan også godt tælle som et bestyrelsesmøde.
For vejledning og sparring til bestyrelsesarbejdet og foreningsledelse, kontakt gerne BUO’s netværks- og foreningskonsulent.
Generalforsamling
Hvert år skal lokalforeningen holde en generalforsamling for medlemmerne. Generalforsamlingen er en fantastisk mulighed for at fejre det lokale børne- og ungdomsarbejde, se tilbage på året der gik og præsentere visionen for medlemmer, forældre, frivillige og menighed. Dermed kan generalforsamlingen være med til at synliggøre jeres børne- og ungdomsarbejde og skabe engagement.
Det er en god idé at invitere bredt til generalforsamlingen og gøre det til en fest. Man kan holde generalforsamlingen som f.eks. en fødselsdagsfest, en festmiddag, en sommerfest, en biografforestilling eller en sports- og aktivitetsfest. Hvis jeres lokalforening har brug for idéer til at holde en festlig generalforsamling, så kontakt gerne BUO’s netværks- og foreningskonsulent for inspiration.
Generalforsamlingen er medlemmernes mulighed for at få indflydelse og medbestemmelse i, hvad der skal ske med lokalforeningen. Her vælges nye bestyrelsesmedlemmer ind, som er medlemmernes repræsentanter.
Hver lokalforening i BUO skal dokumentere, at de har holdt en generalforsamling. Dette gøres ved at skrive et referat fra generalforsamlingen, der underskrives af dirigenten og referenten og derefter sendes til BUO’s administration. Fra DUF’s side er der visse krav til generalforsamlingen og referatet for, at det er gyldigt i ansøgningen.
- Generalforsamlingen skal være rettidigt indkaldt jf. lokalforeningens vedtægter (ofte 2-3 uger før). Her sendes en mødeindkaldelse og dagsorden ud til lokalforeningens medlemmer. Opbevar en kopi af mødeindkaldelsen som dokumentation.
- Dagsorden til generalforsamlingen skal følge lokalforeningens vedtægter.
- Eksempel på dagsorden:
1. Velkomst og indledning
2. Valg af dirigent og referent
3. Valg af stemmetællere
4. Årsberetning ved bestyrelsesformanden eller leder af børnekirken
5. Fremlæggelse og evt. godkendelse af regnskab jf. vedtægterne
6. Indkomne forslag
7. Fremlæggelse og godkendelse af budget
8. Fastlæggelse af kontingent
9. Valg af bestyrelsesmedlemmer, suppleant og revisor
10. Eventuelt
- Dirigenten erklærer generalforsamlingen for gyldig ved at sikre, at generalforsamlingen blev indkaldt i tide jf. vedtægterne. Dette nedskrives i referatet.
- Årsregnskabet fra forrige år præsenteres og evt. godkendes af de tilstedeværende medlemmer jf. vedtægterne. Dette nedskrives i referatet inkl. årstal på det regnskab, der blev godkendt/præsenteret. F.eks. i referatet fra generalforsamling i 2019 fremgår det, at 2018’s regnskab blev godkendt af generalforsamlingen eller var godkendt på forhånd af bestyrelsen, alt efter hvad lokalgruppens vedtægter foreskriver
- Kun valgbare bestyrelsesmedlemmer kan blive medlem af bestyrelsen
- Referatet underskrives af dirigenten og referenten
Tilskudsmuligheder
Som lokalforening i BUO har I mulighed for at søge forskellige tilskud heriblandt tilskud fra DUF, tilskud til internationale aktiviteter samt tilskud fra jeres kommune. Hvis I har brug for hjælp til at søge disse tilskud så kontakt netværks- og foreningskonsulenten i BUO.
I Børne- og UngdomsOase vil vi altid gerne inspireres. Derfor nyder vi at tage på ture til udlandet for at se, hvad andre gør for at møde børn og unge, og vi vil meget gerne have frivillige og ansatte fra vores netværk med. Nogle gange planlægger BUO’s ansatte nogle ture, man kan komme med på, men vi vil også gerne at vores lokalforeninger planlægger ture, som alle i BUO’s netværk kan komme med på.
BUO-puljen er en pulje af penge, BUOs bestyrelse har sat til side til, at ansatte og frivillige i vores lokalforeninger kan blive kapacitetsopbygget. Det ser vi bl.a. ske ved, at man tager på kurser, konferencer eller man får en oplægsholder ud til ens lokalforening for at sige noget om et relevant emne. Vi tror på, at det er vigtigt, at vi opøver og danner vores ansatte og frivillige. Vi ser dog det at kapacitetsopbygge frivillige og ansatte, som en naturlig opgave en lokalforenings kirke bør løfte. Derfor skal man også altid søge sin lokale kirke først, og dernæst kan man søge BUO-puljen.
Som lokalforening i BUO kan I søge om støtte fra DUF’s lokalforeningspulje. Formålet med lokalforeningspuljen er at styrke lokalforeningers arbejde med børn og unge. Hvert år støtter puljen med 7 millioner kroner til lokalt frivilligt foreningsarbejde i hele landet.
Gennem puljen kan der søges om støtte til:
- Aktiviteter og projekter der styrker jeres arbejde med børn og unge. Det kunne være kurser, foredrag, dækning af taleromkostninger eller støtte til et event, der har et missionalt fokus for børn eller unge uden for jeres medlemsskare.
- Anskaffelse af faciliteter og materiale, som giver flere børn eller unge mulighed for at deltage i jeres aktiviteter. Det kunne være materiale til børnekirken, spil, elektronik, musikudstyr, møbler, en hoppeborg eller et telt.
Det er muligt at søge op til 50.000 kr. i støtte til jeres lokalforening. DUF støtter både små og store projekter og anskaffelser – så tænk ud af boksen.
Vær opmærksom på, at der via lokalforeningspuljen ikke kan søges penge til fast husleje, større nybyggerier eller renoveringer samt projekter, aktiviteter eller anskaffelser, som I allerede har afholdt eller anskaffet, inden I ansøger om tilskud.
I ansøgningen skal I udfylde disse oplysninger:
- Kontaktoplysninger
- Beskrivelse: Hvad søges der støtte til, formål samt hvordan dette vil styrke jeres arbejde for børn og unge
- Tidsplan: Hvornår vil I købe anskaffelsen, afholde eventet m.m.
- Budget: Indtægter og udgifter i relation til ansøgningen
Det er muligt at søge støtte til et projekt, hvor I også får midler fra andre. Dette skal dog redegøres for i budgettet.
Hvis der søges støtte til under 15.000 kr., vil ansøgningen blive behandlet umiddelbart efter ansøgningsfristen. Hvis der søges støtte til over 15.000 kr., vil behandlingstiden være længere. Derfor er det en god idé at ansøge i god tid, hvis I søger støtte til et større projekt.
Efter I har modtaget økonomisk støtte fra lokalforeningspuljen, skal I opdatere DUF om, hvordan pengene er blevet brugt. Hvis der er penge til overs, skal de tilbagebetales til DUF.
Ansøgningerne til puljen behandles flere gange om året.
Læs mere, find deadlines og søg lokalforeningspuljen her.
Der findes et hav af fonde, der hver støtter forskellige projekter. Nogle støtter særligt socialt udsatte, andre friluftsliv og andre igen mere lokale aktiviteter.
Man kan også spørge det lokale frivillighedscenter, om de kender nogle lokale fonde ellers hiv fat i BUO’s netværks- og foreningskonsulent, som også har kendskab til mange fonde.
Vær opmærksom på kravene til ansøgninger og deadlines. Det er altid en god idé at tage kontakt til fonden, inden man søger og høre, om jeres projekt er relevant for fonden.
Se DUFs liste her.
I Danmark sikrer Folkeoplysningsloven, at alle kommuner giver tilskud til lokale folkeoplysende foreninger.
Alle lokalforeninger i BUO, der er blevet godkendt som folkeoplysende forening i sin kommune, har derfor mulighed for at modtage forskellige kommunale tilskud. Det er forskelligt fra kommune til kommune, hvad man kan modtage tilskud til, men man kan bl.a. søge lokaletilskud, medlemstilskud, aktivitetstilskud, projekttilskud samt tilskud til lederuddannelse.
De forskellige tilskud og krav kan findes på din kommunes hjemmeside under punkter som ”kultur og fritid” eller ”foreninger”.
Inden I søger tilskud, er det en god idé at kontakte en frivilligkonsulent i jeres kommune for at høre om, hvilke tilskud I har mulighed for at modtage samt hvilke krav, jeres kommune har til dette.
Godkendelse ved kommunen som folkeoplysende forening
Det er kommunen, der godkender jeres forening som folkeoplysende forening. Det er ofte muligt at finde gode vejledninger til selve ansøgningen samt retningslinjer på jeres kommunes hjemmeside.
For at blive godkendt som folkeoplysende forening i jeres kommune skal foreningen leve op til forskellige krav. Hvis I er godkendt som forening i BUO, lever I normalt op til disse krav.
Krav til godkendelse:
- Vedtægter: Hvoraf det fremgår, at I har et folkeoplysende formål. I praksis betyder det, at jeres formål skal fremme jeres medlemmers evne og lyst til at deltage aktivt og engageret i samfundslivet. Hvis I bruger/har brugt BUO’s vedtægtsskabelon, vil I leve op til dette krav.
- Folkeoplysende aktiviteter: I skal have faste planlagte folkeoplysende aktiviteter, som løber over hele året. Jeres lokale børne- og ungdomsarbejde vil typisk leve op til dette krav.
- Demokratisk opbyggelse: Så længe I har en bestyrelse, jævnlige bestyrelsesmøder og en årlig generalforsamling for jeres medlemmer, lever I op til dette krav.
- Aktivt medlemskab: I skal have mindst fem medlemmer under 25 år. Jeres medlemmer skal betale kontingent på minimum 75 kr.
- Børneattester: I skal indhente børneattester på alle jeres frivillige, som har kontakt med børn under 15 år. Kontakt BUO for hjælp til at indhente disse. En gang om året skal I afgive en erklæring om, at I overholder reglerne om at indhente børneattester.
- Hjemsted: Foreningen skal have hjemme i kommunen, hvor I søger tilskud.
- CVR-nummer og NemKonto: For at modtage tilskud fra kommunen skal jeres forening have et CVR-nummer og en foreningskonto (NemKonto) i banken. Det er lovpligtigt for alle foreninger med et CVR-nummer at oprette en digital postkasse (e-Boks).
Når jeres forening modtager tilskud fra kommunen, skal I aflevere et tilskudsregnskab hvert år. Regnskabet skal dokumentere, at I har brugt tilskuddet efter reglerne i folkeoplysningsloven.
Har I flere spørgsmål til, hvordan I er en lokalforening, kan I kontakte vores forenings- og netværkskonsulent eller skrive til os info@buo.dk